Autor: Willian S.

Primeiro precisamos entender o que de fato é XML, uma linguagem de programação da NFe (Nota Fiscal Eletrônica). O XML ou, em inglês Extensible Markup Linguage é responsável pela validade jurídica de uma transação, seja ela federal, estadual ou municipal.

Desde que foi instituída a NFe (Nota Fiscal Eletrônica), documento para legalizar uma transação, de uma simples compra, venda, prestação de serviço ou circulação de mercadorias. Com isso o XML consiste em armazenar a NFe de forma online e garantir a validade por meio de assinatura digital, oferecendo total segurança.

Um pouco mais sobre os conhecidos arquivos XML

O XML consiste em uma marcação, que é um conjunto de regras utilizado na formatação de documentos (NFe), onde desta maneira os dados possam ser lidos e interpretados por diferentes sistemas.
Esse arquivo é transmitido, de maneira online pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) no ato da emissão da NFe. O sistema também é capaz de produzir um arquivo na extensão PDF, para melhor leitura, conhecido como DANFE. Porém, para a SEFAZ, o importante é o XML.

XML da NFe: principais características

Para emissão de um XML é preciso ter um Certificado Digital (garante a autenticidade do documento), para realizar a comunicação com a Receita Federal.
Portanto ele se torna capaz de fazer integração com o banco de dados com extrema facilidade, é uma das melhores soluções para conectar-se com softwares e plataformas de gestão.
E neste arquivo estão as principais informações:

• Em relação a NFe: série, modelo, data de entrada e saída, chave de acesso;
• Informações do emissor e destinatário: nome e/ou razão social, CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), IE (Inscrição Estadual);
• Acerca de produtos e serviços: descrição, quantidade, volume, unidade comercial, valor, entre outros;
• Os tributos arrecadados: ICMS, PIS, CONFINS e as bases de cálculos;
• Descrição da cobrança: endereço e forma de pagamento;
• Informações adicionais.

O arquivo XML é todo estruturado, veja como:
Para te dar diversas vantagens, o arquivo XML é bem estruturado, conciliando legibilidade, leveza e eficiência. A linguagem é bem simplificada e organiza o documento, de forma textual, em dois tipos:

• Informações contextuais: tem a ver com o objetivo da emissão do documento, onde podem ser lidas pelo o usuário, através dos itens citados nos tópicos acima;
• Informações de programação: designados especificamente para a leitura de softwares que abrem o arquivo.

E são nessas informações de programação, citadas acima, que podemos encontrar as tags, rótulos sinalizados por uma chave, que indica a inicialização de alguma função no software.

Além das tags, existem também as subtags, com o objetivo de detalhar o conteúdo de uma tag, sequenciando uma função iniciada ou apenas descrevendo parâmetros, que são necessários para sua inicialização.

Porém, pelas informações descritas, essas são identificadas por softwares, que farão o escaneamento de toda a página de códigos e iniciando os comandos irá apresentar a interface organizada com as informações obtidas dentro do arquivo.

Para o segmento tributário, o arquivo XML é perfeito. Pois mesmo não tendo uma plataforma para abrir o formato, ele consegue abrir no bloco de notas (programa convencional para acessar texto) e extrair as informações que precisa, porém gera mais tempo e possíveis erros.

Obrigações e armazenamentos dos arquivos XML da NFe

De acordo com a Portaria CAT nº 162/2008, o armazenamento de uma NFe deve ser por cinco anos, mais o ano vigente. Servindo para garantia ou troca de produtos e serviços e também para, em caso de necessidade, uma fiscalização da Receita Federal.

Mesmo a Secretaria da Fazendo obtendo as informações de toda NFe emitida, há uma exigência da obrigação dos envolvidos numa transação comercial armazenar pelo período indicado na legislação.

Hoje não há mais a necessidade de realizar a impressão de uma NFe recebida pela sua empresa. O processo digital foi desenvolvido justamente para amenizar a quantidade de papel impresso pensando em uma política com mais sustentabilidade e ganho de tempo. Hoje o processo é mais rápido e eficaz.

Em relação ao armazenamento das XMLs, existem algumas formas de guarda-las: de forma física (através de HD externo, Pendrive, computadores e servidores) de forma digital, ou em nuvem (Dropbox, Icloud, Google Drive, empresas terceirizadas e etc).

O mais recomendado é a forma digital ou nuvem. Atualmente existem diversos serviços, de forma mais segura que no armazenamento físico. Podem armazenar todos os dados e assim você pode se ver livre de problemas ou “dores de cabeça”.
E a própria SEFAZ ressalta a importância em fazer o armazenamento em nuvem por correr menos risco e com custo menor do que pelo meio físico.

De que forma sou beneficiado por gerar arquivo XML?

Use sempre a tecnologia e a inovação a favor do seu negócio. O arquivo XML foi criado para que, de forma rápida e eficiente, integrar informações diminuindo custo com papeladas fiscais.

Com isso, “sobrando” mais tempo e mais recursos, devido a economia com papel e até mesmo de mais funcionários, essas duas preciosidades podem ser direcionadas para aumentar a produção e melhorias nos serviços prestados.
Além de a chegada das plataformas de serviços de armazenamento e gestão de NFe, permitindo melhor organização e maior desempenho, tendo um controle diário e extraindo relatórios a qualquer momento.

Com isso, a parte contábil possuirá as informações necessárias, eliminando um possível retrabalho, e também minimizando erros com tributos, juros, multas e impostos. Finalmente terá maior domínio no departamento contábil e em dia com o fisco.

Então fraudes em NFe nunca mais?

Negativo. Ninguém está imune as fraudes com documentos fiscais. O controle ainda, deve ser rigoroso em relação as notas emitidas em seu CNPJ.
Por isso, ao observar o XML de uma NFe e identificar alguma coisa que não corresponda as suas atividades ou possível irregularidade, existe a possibilidade de fazer a Manifestação do Destinatário.

É importante ressaltar que o arquivo XML vai, além de uma mera representação da NFe, pois permite obter conhecimento sobre ela e também gerar relatórios, traçando direcionamentos do seu negócio, tendo como base informações precisas.

Certo, e como posso resolver tudo isso?

Existem duas formas de fazer a emissão de NFe e XML: através de emissores gratuitos disponibilizados pela SEFAZ;

Ou emissores próprios já integrados ao sistema. Porém, os emissores da SEFAZ são extremamente limitados e o passo-a-passo leva um tempo razoavelmente enorme até chegar a emissão da NFe.

Às vezes, há necessidade de redigitar todos os campos, para emitir uma nova nota fiscal. Além de demorado, comprometendo a produtividade e podendo cometer erros durante o preenchimento de uma nova nota fiscal.

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A taxa da maquininha sempre é um vilão para seu negócio, a sua empresa pode ser a melhor do mercado e ter o melhor preço, porém caso tenha alguma taxa para pagamento os clientes podem escolher outro lugar.

Com a criação do PIX ficou muito mais fácil receber os pagamentos dos clientes, mas por outro lado sempre existe aquela compra que precisa ser parcelada no cartão de crédito do cliente e nesse momento é que as taxas estão escondidas.

Para comentarmos sobre isso precisamos entender o lado do cliente e o lado do banco, para o banco emprestar o dinheiro sem gastar nada é quase impossível, uma das fontes de renda do banco é o empréstimo para pagamentos a prazo.

E também com o lado do cliente que recebendo por PIX não repassa nada ao banco e assim recebendo os valores integrais em sua conta. Vamos entender mais sobre a taxa da maquininha de cartão e como evitar.

O que tem haver a taxa da maquininha com cartão? 

A taxa da maquininha tem tudo haver com o cartão de crédito, mesmo com o lançamento do PIX o cartão ainda é um dos meios mais utilizados pelos brasileiros, isso também ocorre porque as pessoas não estão mais utilizando cédulas para fazer seus pagamentos.

Usar o cartão de crédito pode aumentar a segurança de suas compras e também o controle do dinheiro, e para que o cartão de crédito funcione é preciso ter uma maquininha de cartão de um banco.

A praticidade envolvida no cartão é muito grande, uma delas é que não precisa correr no caixa eletrônico para sacar o dinheiro e fazer o pagamento, sem falar que se caso seja perdido ou roubado o cartão é facilmente cancelado.

Na maioria dos casos as empresas oferecem descontos para pagamentos à vista, e em alguns casos o parcelamento também não é cobrado nenhum juros, isso é por conta da maquininha que a empresa trabalha.

Como evitar a taxa da maquininha de cartão? 

Antes de falar sobre as taxas em si, vamos entender qual o processo das operadoras de maquininhas, elas que são as responsáveis pelas taxas.

Quando realizamos uma compra várias organizações são acionadas para autorizar a operação e cada uma delas possui uma tarefa de acordo com a bandeira.

Para o vendedor é de extrema importância que sejam conferidas todas essas vendas porque pode ocorrer algum tipo de divergências no momento da cobrança de taxa que as operadoras cobram.

Em alguns casos os vendedores só recebem o dinheiro muito tempo depois da venda, então é realmente preciso que alguém faça a checagem desses pagamentos. Quando a venda é parcelada ele recebe após 28 dias de pagamento.

Claro que nem todas as maquininhas são assim, mas é preciso verificar porque dependendo do estabelecimento não existe apenas uma maquininha mas sim várias para rodar todo o dinheiro recebido.

Vamos usar o exemplo de uma loja de eletrodomésticos, caso você escolha um produto no valor de R$150,00 e sua forma de pagamento é em 1x no cartão de crédito, nesse caso a chance de ocorrer juros são mínimas.

Mas caso tenha intenção de realizar o pagamento mais parcelado, o dono da empresa pode optar por colocar o juros da maquininha.

Porque é preciso que alguém verifique os pagamentos da maquininha?

De maneira geral o vendedor tem problemas com a maquininha, mas não pense que isso é uma coisa ruim, muito pelo contrário, além de oferecer muito mais opções e formas de automatizar o processo, ela ainda ajuda no gerenciamento do fluxo de caixa.

Um dos problemas enfrentados são as taxas administrativas mais altas do que o valor acordado pelo adquirente, gerando conflito entre a empresa e o contratante. 

Outro problema bem comum é a falta de transparência nos acordos de taxas, gerando assim o primeiro problema. Por isso é sempre bom realizar a checagem para entender tudo que está sendo feito entre as empresas 

Como conferir as taxas? 

Esse processo é bem comum entre as empresas, vamos utilizar o exemplo de um mercado, quando é feito o fechamento do caixa é normal o operador realizar a contagem das cédulas que foram coletadas no seu guichê.

E isso também acontece quando o processo é na maquininha, é necessário verificar para não ter as cobranças indevidas e acabar recebendo menos do que o combinado.

Existem várias categorias de conferência. são elas: 

Conferências de venda: processo pelo qual se confere todas as vendas que foram confirmadas pela operadora e credenciadas na conta, isso levando em consideração o lucro bruto da empresa.

Conferência de recebimento: Esse é o mais conhecido, aqui é verificado tudo o que a operadora informou que seria pago, se foi realmente pago.

Conferência de taxa de venda: Aqui é onde existe a chance de encontrar divergências, é correto verificar as taxas de serviços cobrada pelas operadoras; São várias taxas a serem consideradas, Aluguel da maquininha, tipo de cartão, tipo de operação, entre outros.

Como evitar as taxas incorretas? 

Para não perder o dinheiro para as taxas incorretas, é fundamental realizar os processos de conferência junto a sua equipe, a primeira forma é a manual, utilizar um caderno e fazer as anotações das taxas e verificar se tudo está batendo corretamente.

Pode manter o registro a cada venda e do valor pago e no final do dia ou a primeira tarefa do dia seguinte é conferir se os valores estão corretos.

Outra opção é controlar junto as planilhas, a intenção é ter fórmulas que calculam de maneira automática todo o processo. 

E para complementar ainda mais o seu processo, pode utilizar o emissor de nota fiscal FreeNFe onde ele lista todas as notas que foram emitidas e também todas as notas que foram emitidas contra seu CNPJ, no caso a compra.

Isso pode ajudar e economizar seu tempo nesse processo, assim é preciso verificar dentro do emissor e dentro da plataforma de recebimentos da maquininha. 

O empreendedor precisa administrar as taxas entradas e saídas e buscar as melhores taxas para garantir um faturamento maior. Algumas taxas são pequenas, mas no final do mês pode dar uma boa diferença para seu faturamento.

Conheça o FreeNFe

As taxas das empresas são realmente uma complicação para o empreendedor e para os clientes, muitos acham que não é preciso cobrar as taxas, e outros pagam as taxas com os preços no valor do produto.

Voltando para o lado empreendedor, é preciso que as taxas estejam de acordo com o número de vendas, então para facilitar o FreeNFe ajuda a sua empresa a monitorar todas as compras e vendas dos itens.

Além disso é possível gerar um relatório com todos os números atualizados para acompanhamento, tudo isso para melhorar e deixar mais fácil todo o processo de verificação da sua empresa somente usando o sistema.

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A nota fiscal se tornou obrigatória para a maioria das empresas e com isso a demanda por um sistema de notas aumentou consideravelmente no meio dos empreendedores. 

Na maioria dos casos os empreendedores buscam melhorar os resultados das suas empresas e também otimizar o tempo gasto para fazer tarefas simples como emitir uma nota fiscal.

As empresas que têm um emissor de qualidade para emitir seus documentos fiscais conseguem ficar protegidas de todos os problemas fiscais que possam surgir, e como consequência disso acabam tendo seus processos automatizados dentro da empresa.

Como funciona um sistema de notas? 

Para entender e escolher um sistema de notas é preciso saber o que é um emissor de notas e porque ele é utilizado. O emissor NFe é utilizado para transmitir uma nota fiscal e registrar a venda de um produto ou serviço.

Ele é importante porque faz a conexão direta da sua empresa com os servidores da SEFAZ e do seu documento fiscal. Vale ressaltar que existem vários tipos de documentos fiscais e também vários tipos de emissores de documentos fiscais.

Mas vamos focar aqui apenas no sistema de notas fiscais que faz a emissão da sua nota fiscal eletrônica que é responsável por formalizar a venda de um produto ou serviço registrando o faturamento e também a cobrança de impostos.

A nota substitui os blocos de emissão e ajuda o fisco a reduzir a sonegação de impostos, e além disso ainda contribui para o meio ambiente reduzindo os gastos com papéis, impressão e também armazenamento. 

Para facilitar o entendimento, o sistema de notas é importante porque ele faz a emissão da sua nota fiscal, entrega nos servidores da SEFAZ e deixa sua empresa ligada diretamente ao fisco.

É obrigatório ter um sistema de notas? 

Não é obrigatório ter um sistema de notas dentro da sua empresa, mas alguem precisa fazer o preenchimento da nota fiscal e entregar para seu cliente para que sirva tanto de armazenamento como garantia para você e para seu cliente.

Um exemplo simples é em uma auto peças, o vendedor precisa enviar uma nota fiscal que confirma a venda da peça para seu cliente, sem esse documento não é possível comprovar a compra legalmente.

E da mesma forma não é possível ativar a garantia daquele produto caso tenha algum problema após a compra.

Dessa maneira o sistema de emissão se torna crucial para completar o ciclo completo da sua empresa ligando o cliente, o vendedor e a SEFAZ.

Em alguns casos a emissão da nota não ocorre todo dia e o empreendedor manda os dados para o seu contador fazer a emissão. Não podemos falar que está errado mas alguns contadores não aceitam esse tipo de serviço

Vantagens de ter um sistema de notas

Existem muitas vantagens para ter um emissor de notas fiscais que sempre é atualizado e segue as regras técnicas da SEFAZ, uma delas é a facilidade na emissão dos seus documentos fiscais.

Como comentado logo no começo, a busca por otimizar o afazeres dentro da empresa se tornou uma das principais dificuldades entre os empreendedores, e com isso qualquer otimização de tempo conta.

Existem sistemas que só fazem a emissão da nota, outros que tem um controle de estoque e até sistemas que controlam todos os processos de uma empresa, inclusive as contas a pagar e a receber.

Claro que esses são caros e muito mais complexos, mas existem modelos muito mais simples que controlam todo o processo de emissão de nota e facilita a vida do empreendedor referente às burocracias.

Para algumas empresas não é necessário um sistema que controla tudo, apenas o básico já atende o que a empresa precisa.

Mas de todos os ganhos que a empresa pode obter em ter um sistema de notas rodando internamente, nenhum se compara ao ganho de tempo e produtividade que a empresa adquire.

Todos emissores de nota são iguais? 

Nenhum emissor de notas é igual ao outro, existe um documento chamado nota técnica que é um livro compartilhado pela SEFAZ para unificar todos os processos de emissão, todos os sistemas são obrigados a seguir esse documento para as notas serem autorizadas pela SEFAZ.

Isso é o que unifica e gera a chave de acesso e o XML da nota fiscal, mas tirando o formato final do seu documento, o processo de emissão é diferente de emissor para emissor, alguns são mais simples e outros mais complexos.

Isso também influencia na escolha do empreendedor sobre o sistema, em alguns sistema o processo de emissão acaba sendo bem complexo por conter bastante informação, e para alguns usuários isso não é vantagem.

O sistema de nota tem valor? 

No mercado existem vários tipos de emissores e também várias formas de pagamento, alguns são cobrados por notas emitidas, outros por mensalidade, e outros são de graça que é o caso do FreeNFe.

Nesse sistema o cancelamento, a carta de correção a inutilização e principalmente a emissão da nota são gratuitos, e sua empresa pode utilizar sem nenhum tipo de cobrança.

Existem outros emissores gratuitos mas não oferecem tantas funcionalidades no modelo gratuito.

Na maior parte do tempo o empreendedor quer uma solução para resolver o processo de emissão de nota fiscal, mas percebe que também tem problemas ao enviar o arquivo ao contador e até mesmo fazer a entrada de nota, para todas essas opções o FreeNFe é indicado.

Alguns emissores são totalmente gratuitos mas não têm a qualidade de um emissor de notas fiscais e também não recebem todas as atualizações do SEFAZ constantemente.

Como escolher e investir em um emissor de nota? 

Antes de escolher qualquer emissor você precisa considerar alguns cenários que são de extrema importância na sua decisão.

A primeira coisa é verificar se o sistema é fácil de utilizar, não adianta utilizar um sistema consideravelmente barato e ele atrapalhar o seu processo de emissão de nota fiscal.

Veja se o sistema tem um período de teste e faça algumas emissões para entender como funciona e se ele é intuitivo. A interface também precisa ser amigável para melhorar ainda mais todo o processo.

Outro ponto super importante é verificar se o sistema possui um suporte técnico de qualidade para te atender caso tenha alguma dúvida referente a utilização do sistema, se caso fechar um contrato, em algum momento da sua trajetória será preciso utilizar o suporte.

Portanto é sempre bom verificar primeiramente o suporte e entender como ele funciona.

Verifique também se o cálculo de seus tributos são feitos automaticamente para evitar erros no preenchimento, esse é um ponto importante que sua empresa pode economizar tempo não precisando fazer o cálculo manualmente.

A minha recomendação é o FreeNFe para emissão de notas fiscais, um sistema rápido, eficiente e que vai te ajudar a otimizar seu tempo na emissão e sua emissão de NFe é totalmente gratuita.

O nosso suporte está a disposição para tirar todas suas dúvidas em relação a emissão das notas fiscais, o atendimento é feito na comodidade do seu WhatsApp.

O calculo automático é presente nas notas fiscais e também as atualizações são feitas periodicamente. 

Então não perca tempo, se você ainda não conhece o FreeNFe, clique no link abaixo e comece agora a emitir suas notas fiscais com qualidade e agilidade.

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Muitas vezes pequenas empresas começam seus empreendimentos com o pensamento de corte de custo para aumentar o lucro da sua empresa no curto prazo, isso de fato deve ser aplicado sim, mas precisa ser feito com consciência para não comprometer o longo prazo.

E por esse motivo algumas empresas acabam não pagando seus impostos corretamente, atrasam o recebimento do governo e em muitos casos esses empreendedores não sabem que estão com impostos atrasados.

Tudo isso ocorre por falta de informação por parte dos empreendedores, é preciso que a parte tributária da empresa seja feita com uma pessoa que entenda e que já está a mais tempo na área, o contador seria a melhor opção para esse processo.

Pequenas empresas podem se regularizar

Pensando justamente nas pequenas empresas (MEI), o governo liberou o parcelamento especial para acerto de dívidas, um programa chamado de (Relp) Reescalonamento do Pagamento de Débitos no Âmbito do Simples Nacional.

Não podemos generalizar todos os empreendedores que não pagam os impostos, alguns não pagaram por outros motivos como o da pandemia, em alguns casos essas dívidas podem ser pagas até em 15 anos. 

Esse parcelamento prevê desconto de até 90% nas multas e nos juros, e também haverá um desconto na entrada proporcional à perda de faturamento de março a dezembro de 2020 em relação ao mesmo período de 2019.

Então basicamente quem foi mais afetado nesse período de pandemia vai pagar menos impostos e vai conseguir se normalizar perante o FISCO.

A Receita Federal calcula que mais de 400 mil empresas podem e vão aderir a esse novo programa para o acerto de contas, essa foi uma maneira que o governo achou de normalizar toda a situação entre as empresas, mas isso vai custar cerca de R$ 50 bilhões para o governo.

Algumas alterações foram feitas recentemente como o aumento do CSLL das instituições financeiras e também as alíquotas dos bancos para tentar diminuir esse custo.

Como entrar no programa?

O representante da empresa pode entrar no Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal (e-CAC) e clicar em “Pagamento e Parcelamentos” e depois em “Parcelar dívidas do SN pela LC 193/2022 (Relp).

Mas caso tenha dificuldades pode solicitar ao seu contador para fazer esse processo junto com você.

Durante esse processo é preciso que a empresa indique as dívidas a serem incluídas no programa e a aprovação do pedido de adesão só será consumada após o pagamento da primeira parcela da entrada da dívida.

As datas já estão sendo lançadas e podem ser pagas até o oitavo mês, porém quem não pagar integralmente a entrada até essa data será excluído do programa e não poderá mais participar.

Condições de aquisição

As empresas que podem fazer essa aquisição ao Relp são empresas do Simples Nacional como negócios que foram desenquadrados ou excluídos do regime por estarem inadimplentes.

A renegociação abrangerá dívidas com vencimento até na data de Fevereiro de 2022, mês anterior à derrubada pelo Congresso do veto ao programa de renegociação especial, tudo isso justamente para ajudar ao empreendedor.

O pagamento pode ocorrer até em 180 vezes (15 Anos) e com redução de algumas taxas, multas e juros e o valor da entrada também pode ser menor como comentado acima. Dívidas dos anos de 2016 a 2018 também podem ser renegociadas.

O contribuinte precisa realizar o pagamento e também seguir algumas condições. Será excluído do refinanciamento se não pagar três parcelas consecutivas ou seis alternadas, se caso for constatada fraude no patrimônio para não cumprimento do parcelamento, se não pagar os tributos ou as contribuições para o FGTS que vencerão após a adesão ao Relp.

Oportunidade ao MEIs

O governo acaba de liberar uma grande oportunidade para fazer sua empresa voltar a andar corretamente perante o Fisco, sabemos que muitas empresas ficaram desfalcadas com a pandemia mundial.

E por isso não foi realizado nenhum tipo de pagamento dos tributos, mas essa oportunidade é uma ótima maneira de voltar para a legalidade e sua empresa não ter mais nenhum tipo de preocupação com dívidas atrasadas.

Tudo isso para melhorar a vida do empreendedor e também para motivar a continuar seu negócio mesmo com a pandemia. Muitas vezes o governo acaba cobrando muito mais impostos em processos que poderão ser isentos para algumas empresas, mas ele também procura modos de ajudar o pequeno empreendedor.

A dívida pode ser parcelada em até 15 anos pelo empreendedor, se a sua empresa segue um fluxo de crescimento essa dívida pode ser facilmente apagada em muito menos tempo e sua empresa pode ficar livre de mais um tipo de conta.

A importância de um contador 

Ao começar um negócio o medo de dar errado e ficar apenas com dívidas podem deixar o empreendedor inseguro de contratar alguns serviços, e isso pode incluir o contador com sua experiência de abrir empresas.

O empreendedor pode ver alguns tutoriais na internet e abrir a sua empresa, mas nada supera a ajuda de um bom contador para verificar todas as suas contas da sua empresa e também prevenir do seu negócio pagar impostos indevidos.

Toda a parte burocrática de uma empresa pode ser revertida com o contador auxiliando o empreendedor, e aí todos podem sair ganhando, o contador sendo contratado para cuidar da empresa e o dono do negócio fazendo o que faz de melhor, que é atender a demanda do cliente.

Empresa transparente

Sua empresa precisa ser transparente com o cliente para trazer mais credibilidade e confiança e também precisa ser transparente para a fiscalização e não tentar esconder nada do governo, fazer tudo legalmente.

Isso também conta na emissão da nota fiscal onde precisa colocar corretamente seus produtos e o que entra e sai da empresa. Não faça nenhum tipo de venda sem nota fiscal e nenhuma entrada de produtos.

Emissor de nota fiscal

Sabemos que a emissão de nota fiscal está ligada a saúde da empresa, quanto mais vendas melhor é o faturamento da empresa, mas não podemos esquecer que o Fisco pode analisar a empresa de acordo com a emissão da nota.

Por isso ela é importante que fique em dia, utilizar funcionalidades que vão facilitar o controle da sua empresa também é um ótimo caminho para se começar.

O FreeNFe pode ajudar sua empresa na emissão da nota fiscal, ele é indicado para empresas que ainda estão começando no ramo empreendedor e até médias empresas, o importante é fazer a emissão da nota fiscal.

Ele conta com algumas funcionaldiades que podem ajudar na gestão e economizar o tempo de emissão. 

Se ainda não conhece o FreeNFe não perca tempo, clique no link abaixo e comece a emitir suas notas fiscais gratuitamente!

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O empreendedor que não tem o conhecimento para emitir seus documentos fiscais tende a ter mais erros na emissão de notas e isso traz mais dor de cabeça para a empresa.

Para alguns, a nota fiscal é cheia de detalhes e precisa de muita atenção em sua emissão, e que qualquer erro pode ter um trabalho enorme para refazer a nota fiscal, muitos casos pode até ocorrer problema com o fisco.

Mas você conhecendo alguns dos erros que podem ocorrer na emissão eles podem ser evitados e sua empresa economizar tempo para utilizar no que realmente importa que é a satisfação do cliente.

Erros na emissão de notas, o que devo fazer?

O tempo tem um valor muito grande no empreendedorismo e os erros na emissão de notas podem atrasar o processo de emissão e até mesmo atrapalhar.

Mas alguns erros podem ser facilmente corrigidos com um pouco de atenção, muitas vezes os erros são de preenchimento ou até mesmo de falta de dados dentro da sua nota fiscal.

Quem já passou por isso sabe o quanto é frustrante não saber o que fazer quando isso acontece, às vezes leva tempo até entrar no suporte e ter seu problema resolvido. Com esse tempo perdido a empresa pode até perder a transportadora e o pior, perder o cliente.

A minha intenção é te mostrar alguns dos erros mais comuns que aparecem na emissão da nota para você evitar de eles acontecerem.

1- Confundir os tipos de notas fiscais

Existem vários tipos de documentos fiscais que sua empresa pode emitir, dentre eles estão as Notas Fiscais (NFe), Notas fiscais de serviços (NFSe), Nota Fiscal Avulsa (NFAe), Nota Fiscal do Consumidor (NFCe).

Todos eles tem o seu próprio modelo de emissão e são diferentes um do outro, a NFSe é para quem faz a prestação de serviços, por exemplo um encanador, eletricista entre outras opções. 

Agora o modelo NFe é uma nota fiscal para  venda de produtos, pode ser de uma loja de produtos, a nota vai junto com o produto e é entregue ao cliente. Serve também como garantia de venda.

A Nota Avulsa é um modelo mais simples que MEIs e pessoas físicas podem emitir através do sistema de emissão da prefeitura da sua cidade.

A nota do consumidor é quase igual a NFe, porém ela é utilizada para consumidores finais, um exemplo bem claro são as notas emitidas em pequenos e grandes mercados, são utilizadas para consumidor final.

Qual tipo minha empresa precisa emitir? 

Essa é uma pergunta que depende muito do seu modelo de negócio pode variar entre os modelos que citei acima.

A minha dica é verificar em seus concorrentes como eles fazem, mas isso apenas em último caso.

O ideal é verificar diretamente com um contador, ele vai te falar qual modelo de nota sua empresa precisa emitir e também vai falar dos principais impostos que precisa colocar na nota para ela sair de maneira correta para seu cliente.

O contador não é uma despesa e sim um investimento, talvez sua empresa pode começar economizando agora, mas em algum tempo pode até fechar por não pagar os impostos dos documentos fiscais corretamente. Um contador é preciso dentro da empresa.

2-Juntar todas as vendas em uma nota só

Para os empreendedores que estão começando, essa parece uma boa ideia para economizar na emissão das suas notas fiscais, mas isso pode acarretar problemas futuros para sua empresa.

Caso sua empresa junte todas as suas vendas dentro de uma nota fiscal, o cliente não poderá receber uma via da sua compra. Então sua empresa não pode colocar garantia em seus produtos.

É preciso que a cada venda realizada sua empresa emita uma nota fiscal para ir junto com o cliente para que ela tenha mais segurança na sua compra.

Não é uma boa prática deixar para fazer apenas uma nota por mês porque o fisco pode encontrar alguma divergência e sua empresa ter que pagar mais impostos.

3-Esquecer do certificado digital

O certificado digital precisa estar em dia para sua empresa emitir a nota fiscal, caso não esteja com o certificado ou ele estiver em divergência a nota não será emitida. 

Se você abriu a empresa recentemente não esqueça de emitir o seu certificado digital com um órgão responsável, recomendamos abrir com a SERASA que é um órgão responsável e com um preço justo.

Pode escolher entre os modelos A1 e A3, mas o que recomendamos é o A1 que é mais simples e muito mais prático para se utilizar.

O certificado A1 geralmente tem validade de um ano, fique atento a esse prazo para que não seja pego de surpresa e fique sem emitir sua nota fiscal. Separe alguns dias antes para renovar e continuar suas emissões.

4-Preenchimento incorreto da nota fiscal 

Aqui é onde o maior perigo se encontra, às vezes uma simples vírgula ou um campo com preenchimento errado pode aparecer a rejeição no envio da nota fiscal.

O problema é saber exatamente onde está o erro e corrigi-lo, os sistemas de emissão podem até apresentar o erro mas às vezes são códigos com numerações complexas.

Geralmente esse erro ocorre quando a nota é preenchida manualmente, fazendo dessa maneira as chances são grandes, principalmente se em sua empresa é feita muitas notas diariamente.

Mesmo que a nota passe por um processo de revisão interno dentro da sua empresa ela pode conter erros que impedem dela ser emitida sem nenhuma rejeição.

No FreeNFe você pode importar o XML da nota fiscal, assim você já importa a nota pronta e não precisa passar por esse erro. Clique aqui para conferir.

5- Diferença de DANFE e XML

Um erro bem comum é pensar que a DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a mesma coisa que o XML, mas não é. A DANFE é um resumo da NFe que acompanha os produtos até a casa do cliente.

Já o XML é o arquivo que contem todas as informações da nota fiscal e tem uma validade para a receita, eles são armazenados dentro dos servidores da SEFAZ e também podem ser encaminhados via Email.

Com o XML da pra gerar a DANFE e encaminhar para o cliente, porem para conseguir o XML é preciso da chave de acesso da nota.

Os dois casos precisa ir para o cliente, o XML encaminhado no Email e a DANFE na mão do cliente junto com o produto.

Tenha sempre as notas com você

Erros na emissão de notas podem acontecer a qualquer momento, e com uma atenção eles ficam bem simples de resolver, mas existe um problema bem maior que é mais complicado de resolver que é seu armazenamento.

O Fisco recomenda que as notas sejam armazenadas por até 5 anos para que não tenha nenhum problema, mas já imaginou armazenar tudo isso em papel? São muitas folhas dependendo da quantidade de nota da sua empresa.

E para que isso não aconteça sua empresa pode utilizar um backup online onde terá todas as notas emitidas.

Assim fica bem mais fácil e muito mais automático armazenar as notas emitidas e também previne a sua empresa em caso de acidentes e até mesmo roubos dentro da sua empresa.

O FreeNFe pode te ajudar a emitir suas notas fiscais e prevenir erros na emissão de notas e também ajuda sua empresa no armazenamento com o nosso backup em nuvem.

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