O empreendedor que não tem o conhecimento para emitir seus documentos fiscais tende a ter mais erros na emissão de notas e isso traz mais dor de cabeça para a empresa.
Para alguns, a nota fiscal é cheia de detalhes e precisa de muita atenção em sua emissão, e que qualquer erro pode ter um trabalho enorme para refazer a nota fiscal, muitos casos pode até ocorrer problema com o fisco.
Mas você conhecendo alguns dos erros que podem ocorrer na emissão eles podem ser evitados e sua empresa economizar tempo para utilizar no que realmente importa que é a satisfação do cliente.
Erros na emissão de notas, o que devo fazer?
O tempo tem um valor muito grande no empreendedorismo e os erros na emissão de notas podem atrasar o processo de emissão e até mesmo atrapalhar.
Mas alguns erros podem ser facilmente corrigidos com um pouco de atenção, muitas vezes os erros são de preenchimento ou até mesmo de falta de dados dentro da sua nota fiscal.
Quem já passou por isso sabe o quanto é frustrante não saber o que fazer quando isso acontece, às vezes leva tempo até entrar no suporte e ter seu problema resolvido. Com esse tempo perdido a empresa pode até perder a transportadora e o pior, perder o cliente.
A minha intenção é te mostrar alguns dos erros mais comuns que aparecem na emissão da nota para você evitar de eles acontecerem.
1- Confundir os tipos de notas fiscais
Existem vários tipos de documentos fiscais que sua empresa pode emitir, dentre eles estão as Notas Fiscais (NFe), Notas fiscais de serviços (NFSe), Nota Fiscal Avulsa (NFAe), Nota Fiscal do Consumidor (NFCe).
Todos eles tem o seu próprio modelo de emissão e são diferentes um do outro, a NFSe é para quem faz a prestação de serviços, por exemplo um encanador, eletricista entre outras opções.
Agora o modelo NFe é uma nota fiscal para venda de produtos, pode ser de uma loja de produtos, a nota vai junto com o produto e é entregue ao cliente. Serve também como garantia de venda.
A Nota Avulsa é um modelo mais simples que MEIs e pessoas físicas podem emitir através do sistema de emissão da prefeitura da sua cidade.
A nota do consumidor é quase igual a NFe, porém ela é utilizada para consumidores finais, um exemplo bem claro são as notas emitidas em pequenos e grandes mercados, são utilizadas para consumidor final.
Qual tipo minha empresa precisa emitir?
Essa é uma pergunta que depende muito do seu modelo de negócio pode variar entre os modelos que citei acima.
A minha dica é verificar em seus concorrentes como eles fazem, mas isso apenas em último caso.
O ideal é verificar diretamente com um contador, ele vai te falar qual modelo de nota sua empresa precisa emitir e também vai falar dos principais impostos que precisa colocar na nota para ela sair de maneira correta para seu cliente.
O contador não é uma despesa e sim um investimento, talvez sua empresa pode começar economizando agora, mas em algum tempo pode até fechar por não pagar os impostos dos documentos fiscais corretamente. Um contador é preciso dentro da empresa.
2-Juntar todas as vendas em uma nota só
Para os empreendedores que estão começando, essa parece uma boa ideia para economizar na emissão das suas notas fiscais, mas isso pode acarretar problemas futuros para sua empresa.
Caso sua empresa junte todas as suas vendas dentro de uma nota fiscal, o cliente não poderá receber uma via da sua compra. Então sua empresa não pode colocar garantia em seus produtos.
É preciso que a cada venda realizada sua empresa emita uma nota fiscal para ir junto com o cliente para que ela tenha mais segurança na sua compra.
Não é uma boa prática deixar para fazer apenas uma nota por mês porque o fisco pode encontrar alguma divergência e sua empresa ter que pagar mais impostos.
3-Esquecer do certificado digital
O certificado digital precisa estar em dia para sua empresa emitir a nota fiscal, caso não esteja com o certificado ou ele estiver em divergência a nota não será emitida.
Se você abriu a empresa recentemente não esqueça de emitir o seu certificado digital com um órgão responsável, recomendamos abrir com a SERASA que é um órgão responsável e com um preço justo.
Pode escolher entre os modelos A1 e A3, mas o que recomendamos é o A1 que é mais simples e muito mais prático para se utilizar.
O certificado A1 geralmente tem validade de um ano, fique atento a esse prazo para que não seja pego de surpresa e fique sem emitir sua nota fiscal. Separe alguns dias antes para renovar e continuar suas emissões.
4-Preenchimento incorreto da nota fiscal
Aqui é onde o maior perigo se encontra, às vezes uma simples vírgula ou um campo com preenchimento errado pode aparecer a rejeição no envio da nota fiscal.
O problema é saber exatamente onde está o erro e corrigi-lo, os sistemas de emissão podem até apresentar o erro mas às vezes são códigos com numerações complexas.
Geralmente esse erro ocorre quando a nota é preenchida manualmente, fazendo dessa maneira as chances são grandes, principalmente se em sua empresa é feita muitas notas diariamente.
Mesmo que a nota passe por um processo de revisão interno dentro da sua empresa ela pode conter erros que impedem dela ser emitida sem nenhuma rejeição.
No FreeNFe você pode importar o XML da nota fiscal, assim você já importa a nota pronta e não precisa passar por esse erro. Clique aqui para conferir.
5- Diferença de DANFE e XML
Um erro bem comum é pensar que a DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a mesma coisa que o XML, mas não é. A DANFE é um resumo da NFe que acompanha os produtos até a casa do cliente.
Já o XML é o arquivo que contem todas as informações da nota fiscal e tem uma validade para a receita, eles são armazenados dentro dos servidores da SEFAZ e também podem ser encaminhados via Email.
Com o XML da pra gerar a DANFE e encaminhar para o cliente, porem para conseguir o XML é preciso da chave de acesso da nota.
Os dois casos precisa ir para o cliente, o XML encaminhado no Email e a DANFE na mão do cliente junto com o produto.
Tenha sempre as notas com você
Erros na emissão de notas podem acontecer a qualquer momento, e com uma atenção eles ficam bem simples de resolver, mas existe um problema bem maior que é mais complicado de resolver que é seu armazenamento.
O Fisco recomenda que as notas sejam armazenadas por até 5 anos para que não tenha nenhum problema, mas já imaginou armazenar tudo isso em papel? São muitas folhas dependendo da quantidade de nota da sua empresa.
E para que isso não aconteça sua empresa pode utilizar um backup online onde terá todas as notas emitidas.
Assim fica bem mais fácil e muito mais automático armazenar as notas emitidas e também previne a sua empresa em caso de acidentes e até mesmo roubos dentro da sua empresa.
O FreeNFe pode te ajudar a emitir suas notas fiscais e prevenir erros na emissão de notas e também ajuda sua empresa no armazenamento com o nosso backup em nuvem.
Além disso, o nosso suporte está a seu dispor para tirar todas suas dúvidas referente a emissão de notas fiscais que você tiver.
Isso garante um atendimento e solução rápidos para você e seu cliente.
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