Você sabe o que é um certificado digital e para que serve? O certificado digital nada mais é do que uma identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Funciona como uma carteira de identificação virtual e também permite assinar documentos à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita diretamente no papel, mas sem precisar reconhecer firma no cartório.
O método de certificados digitais que provam a identidade de alguém ou de uma empresa é realmente inviolável e legal. O certificado digital usa um par de chaves de criptografia que nunca se repetem:
Chave privada – utilizada para criptografar dados sobre a pessoa ou empresa que prova a identidade, seja no acesso ao sistema ou na assinatura de documentos eletrônicos.
Só conhece essa chave quem está autorizado a usar o certificado digital que gerou.
Chave pública – compartilhada com a pessoa que precisa descriptografar as informações que comprovam a identidade para serem reconhecidas e aceitas. A chave pública é usada apenas para descriptografar conteúdo criptografado com a chave privada criada com ela.
Para verificar a assinatura digital, um certificado vincula um arquivo eletrônico contendo dados sobre uma pessoa física ou jurídica para provar que pertence e foi feito pela pessoa que legalmente usa o arquivo. Tanto a assinatura digital quanto este arquivo são protegidos pela criptografia de um certificado, que deve ser emitido por uma autoridade certificadora e credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Qual a finalidade do certificado digital?
O certificado serve para assinar digitalmente documentos e ter acesso a sistemas eletrônicos restritos, o mais comum deles são órgãos públicos na internet, como Receita Federal e INSS. Também comprova a identidade do usuário em sistemas virtuais integrados para realizar atividades de várias categorias.
Esse é o caso de envio de nota fiscal. Ao fazer uma nota fiscal dentro do emissor, é preciso de um certificado digital para fazer a autorização dessa nota. Caso o certificado não esteja presente a nota não é emitida.
Isso funciona para notas fiscais, conhecimentos de transporte e também para manifestos eletrônicos e notas de serviços, praticamente todos os documentos fiscais precisam do certificado digital para serem assinados e terem validade legal.
Vale também para o MEI, assim que for emitir sua nota fiscal é preciso de um certificado digital.
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Vamos ver algumas das vantagens e benefícios de utilizar um certificado digital.
Assinar documentos digitais com a mesma validade do que documentos assinados com firma reconhecida.
Isso também impacta na economia de insumos, ou seja, o uso de papel e tinta para impressão.
O certificado digital também promove a comodidade, que no caso permite assinar de qualquer lugar, a qualquer momento e dispensa o reconhecimento de firma em cartório.
Promove também a segurança pois utiliza chaves criptográficas praticamente invioláveis para confirmar a identidade.
Permite também mais agilidade no processo de alteração de dados, evitando toda burocracia em processos demorados.
MEI precisa utilizar o certificado digital?
Praticamente todas as empresas, seja ela de grande, médio e pequeno porte, precisam de certificado digital para se relacionarem com órgãos públicos, e isso inclui também o próprio serviço público. Isso porque algumas das atividades só podem ser feitas com uso do certificado.
Mas não é obrigatório para empresa que tem até um(1) empregado e optou pelo regime Simples Nacional, para microempreendedor individual (MEI) e também para pessoa física. Mas isso não impede o que eu falei acima sobre emissões, não é obrigatório para certas operações, mas para outras ele acaba se tornando indispensável.
O certificado pode também ser utilizado para acessar o e-Social, sistema criado pelo Governo para unificar as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração de imposto de renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Serve também para utilização do e-CAC que possibilita usar os serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.
E como já disse acima, ele é responsável por fazer a assinatura da sua nota fiscal, exceto para empresa que pode utilizar notas fiscais avulsas (NFA-e) de acordo com a legislação vigente em cada estado e cidade.
Exemplos do certificado digital em cada profissão
Certificado digital para Advogado – Possibilita o profissional inscrito na OAB assinar petições, pareceres, procurações e contratos, acessar processos remotamente e comunicar-se com a Receita Federal, inclusive para envio e acompanhamento de declaração de Imposto de Renda.
Certificado digital para pequenas empresas– Dependendo do ramo da empresa é preciso fazer o envio de nota fiscal, seja ela mercadão, auto peças, comércio de bebidas, todos esses casos precisam movimentar mercadoria e tudo gira em torno da nota fiscal que consequentemente precisa do certificado para ser emitido e recebido.
Certificado para contadores – Torna possível enviar com segurança informações para órgãos públicos necessárias para o gerenciamento de todas as atividades contábeis trabalhistas patrimoniais e tributárias de pessoas jurídicas ou físicas.
Quais são os tipos de certificado digital?
Existem dois tipos de certificado digital, o A1 e o A3, clique no link abaixo e faça o download do nosso E-book para saber todos os tipos de certificado.
Como adquirir um certificado digital?
O processo de aquisição é bem simples, basta escolher primeiramente uma Autoridade certificadora, que pode fornecer o certificado digital do modelo que escolher, seja ele A1 ou A3, após escolher a certificadora, escolha também o modelo do certificado que irá utilizar.
Cada modelo é adequado à natureza jurídica de quem terá a identidade comprovada por ele e ao objetivo de uso. Existem vários modelos de certificado digital, portanto escolha o correto para seu seguimento.
Assim que já estiver com seu certificado em mãos, ou na sua máquina, é hora de instalar o certificado digital, essa parte é muito importante porque ele pode não funcionar dependendo da instalação.
Um exemplo claro é o modelo A3 que precisa ser instalado não somente o certificado mas também a leitora ou token. Diferente do modelo A1 que é totalmente dentro da máquina sem nenhum processo físico.
Assim que terminar de fazer a instalação, faça o teste do certificado em órgãos que serão acessados, ou até mesmo no envio de uma nota fiscal para garantir que ele está funcionando corretamente, após isso é só dar continuidade as suas tarefas com mais praticidade.
Outra dica importante é verificar a validade do certificado digital, cada um deles tem um tipo de validade, no caso do A1 a validade geralmente é de 1 ano e do A3 a validade é de 3 anos.
Fique atento para que não aconteça de ficar sem certificado e atrapalhar os afazeres da sua empresa e principalmente na emissão de suas notas fiscais eletrônicas.
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