Primeiro precisamos entender o que de fato é XML, uma linguagem de programação da NFe (Nota Fiscal Eletrônica). O XML ou, em inglês Extensible Markup Linguage é responsável pela validade jurídica de uma transação, seja ela federal, estadual ou municipal.
Desde que foi instituída a NFe (Nota Fiscal Eletrônica), documento para legalizar uma transação, de uma simples compra, venda, prestação de serviço ou circulação de mercadorias. Com isso o XML consiste em armazenar a NFe de forma online e garantir a validade por meio de assinatura digital, oferecendo total segurança.
Um pouco mais sobre os conhecidos arquivos XML
O XML consiste em uma marcação, que é um conjunto de regras utilizado na formatação de documentos (NFe), onde desta maneira os dados possam ser lidos e interpretados por diferentes sistemas.
Esse arquivo é transmitido, de maneira online pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) no ato da emissão da NFe. O sistema também é capaz de produzir um arquivo na extensão PDF, para melhor leitura, conhecido como DANFE. Porém, para a SEFAZ, o importante é o XML.
XML da NFe: principais características
Para emissão de um XML é preciso ter um Certificado Digital (garante a autenticidade do documento), para realizar a comunicação com a Receita Federal.
Portanto ele se torna capaz de fazer integração com o banco de dados com extrema facilidade, é uma das melhores soluções para conectar-se com softwares e plataformas de gestão.
E neste arquivo estão as principais informações:
- Em relação a NFe: série, modelo, data de entrada e saída, chave de acesso;
- Informações do emissor e destinatário: nome e/ou razão social, CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), IE (Inscrição Estadual);
- Acerca de produtos e serviços: descrição, quantidade, volume, unidade comercial, valor, entre outros;
- Os tributos arrecadados: ICMS, PIS, CONFINS e as bases de cálculos;
- Descrição da cobrança: endereço e forma de pagamento;
- Informações adicionais.
O arquivo XML é todo estruturado, veja como:
Para te dar diversas vantagens, o arquivo XML é bem estruturado, conciliando legibilidade, leveza e eficiência. A linguagem é bem simplificada e organiza o documento, de forma textual, em dois tipos:
- Informações contextuais: tem a ver com o objetivo da emissão do documento, onde podem ser lidas pelo o usuário, através dos itens citados nos tópicos acima;
- Informações de programação: designados especificamente para a leitura de softwares que abrem o arquivo.
E são nessas informações de programação, citadas acima, que podemos encontrar as tags, rótulos sinalizados por uma chave, que indica a inicialização de alguma função no software.
Além das tags, existem também as subtags, com o objetivo de detalhar o conteúdo de uma tag, sequenciando uma função iniciada ou apenas descrevendo parâmetros, que são necessários para sua inicialização.
Porém, pelas informações descritas, essas são identificadas por softwares, que farão o escaneamento de toda a página de códigos e iniciando os comandos irá apresentar a interface organizada com as informações obtidas dentro do arquivo.
Para o segmento tributário, o arquivo XML é perfeito. Pois mesmo não tendo uma plataforma para abrir o formato, ele consegue abrir no bloco de notas (programa convencional para acessar texto) e extrair as informações que precisa, porém gera mais tempo e possíveis erros.
Obrigações e armazenamentos dos arquivos XML da NFe
De acordo com a Portaria CAT nº 162/2008, o armazenamento de uma NFe deve ser por cinco anos, mais o ano vigente. Servindo para garantia ou troca de produtos e serviços e também para, em caso de necessidade, uma fiscalização da Receita Federal.
Mesmo a Secretaria da Fazendo obtendo as informações de toda NFe emitida, há uma exigência da obrigação dos envolvidos numa transação comercial armazenar pelo período indicado na legislação.
Hoje não há mais a necessidade de realizar a impressão de uma NFe recebida pela sua empresa. O processo digital foi desenvolvido justamente para amenizar a quantidade de papel impresso pensando em uma política com mais sustentabilidade e ganho de tempo. Hoje o processo é mais rápido e eficaz.
Em relação ao armazenamento das XMLs, existem algumas formas de guarda-las: de forma física (através de HD externo, Pendrive, computadores e servidores) de forma digital, ou em nuvem (Dropbox, Icloud, Google Drive, empresas terceirizadas e etc).
O mais recomendado é a forma digital ou nuvem. Atualmente existem diversos serviços, de forma mais segura que no armazenamento físico. Podem armazenar todos os dados e assim você pode se ver livre de problemas ou “dores de cabeça”.
E a própria SEFAZ ressalta a importância em fazer o armazenamento em nuvem por correr menos risco e com custo menor do que pelo meio físico.
De que forma sou beneficiado por gerar arquivo XML?
Use sempre a tecnologia e a inovação a favor do seu negócio. O arquivo XML foi criado para que, de forma rápida e eficiente, integrar informações diminuindo custo com papeladas fiscais.
Com isso, “sobrando” mais tempo e mais recursos, devido a economia com papel e até mesmo de mais funcionários, essas duas preciosidades podem ser direcionadas para aumentar a produção e melhorias nos serviços prestados.
Além de a chegada das plataformas de serviços de armazenamento e gestão de NFe, permitindo melhor organização e maior desempenho, tendo um controle diário e extraindo relatórios a qualquer momento.
Com isso, a parte contábil possuirá as informações necessárias, eliminando um possível retrabalho, e também minimizando erros com tributos, juros, multas e impostos. Finalmente terá maior domínio no departamento contábil e em dia com o fisco.
Então fraudes em NFe nunca mais?
Negativo. Ninguém está imune as fraudes com documentos fiscais. O controle ainda, deve ser rigoroso em relação as notas emitidas em seu CNPJ.
Por isso, ao observar o XML de uma NFe e identificar alguma coisa que não corresponda as suas atividades ou possível irregularidade, existe a possibilidade de fazer a Manifestação do Destinatário.
É importante ressaltar que o arquivo XML vai, além de uma mera representação da NFe, pois permite obter conhecimento sobre ela e também gerar relatórios, traçando direcionamentos do seu negócio, tendo como base informações precisas.
Certo, e como posso resolver tudo isso?
Existem duas formas de fazer a emissão de NFe e XML: através de emissores gratuitos disponibilizados pela SEFAZ;
Ou emissores próprios já integrados ao sistema. Porém, os emissores da SEFAZ são extremamente limitados e o passo-a-passo leva um tempo razoavelmente enorme até chegar a emissão da NFe.
Às vezes, há necessidade de redigitar todos os campos, para emitir uma nova nota fiscal. Além de demorado, comprometendo a produtividade e podendo cometer erros durante o preenchimento de uma nova nota fiscal.
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