Quando falamos sobre nota fiscal eletrônica, existem sempre algumas pessoas que questionam a real necessidade desse tipo de item. Afinal, não seria mais seguro trabalhar com notas fiscais tradicionais?
A verdade é que o envio de nota fiscal por e-mail é uma forma de organizar a empresa e levar ainda mais segurança tanto para os compradores, quanto para o seu próprio negócio.
Pensando nisso, separamos algumas vantagens dessa prática, mostrando como a nota fiscal eletrônica pode ser o que você precisava para transformar o dia a dia da sua empresa.
1. Economia no gasto com cartório e com papel
Uma das primeiras vantagens notáveis quando pensamos no envio de nota fiscal por e-mail é a economia com papel e cartório. Se, por algum motivo, o consumidor perdeu ou não encontrou a nota fiscal que foi enviada, é necessário criar uma cópia autenticada desse documento para o reenvio. Isso significa que haverá gastos extras no cartório.
Com o envio da nota fiscal eletrônica por e-mail, é possível encaminhar o documento quantas vezes forem necessárias, sem o adicional de custos e, claro, sem o consumo excessivo de papéis, auxiliando também na economia e o meio ambiente.
2. Praticidade
Quando pensamos na rotina, o que parece mais simples? Imprimir uma nota fiscal, entrar em contato com um serviço de entrega, criar uma cópia do documento e entregar o comprovante para o consumidor ou simplesmente encaminhar esse documento, digital, diretamente para o e-mail do seu cliente, já salvando uma cópia no seu telefone?
Com o envio da nota fiscal por e-mail, você economiza tempo da sua equipe, permitindo que seus funcionários foquem ações muito mais estratégicas e importantes.
3. Controle
Uma outra vantagem inegável sobre o envio de nota fiscal por e-mail é o aumento do controle, por parte da empresa, a respeito do documento.
Dessa maneira, o profissional responsável pelo envio do documento é quem decidirá quais pessoas receberão a NF-e. Além disso, é possível acionar uma ferramenta que confirma o recebimento do e-mail, garantindo, assim, que todos os clientes estejam realmente recebendo o conteúdo, sem riscos.
4. Sem necessidade de armazenamento
Um outro fator que é muito relevante para os empresários é não precisar de armazenar, fisicamente, todos esses documentos.
Para muitas empresas, guardar os documentos fiscais é um dos maiores pesadelos. Afinal, são milhares de folhas de papel que precisam estar devidamente organizadas para ser encontradas para consultas da Receita Federal, por exemplo.
Com as notas fiscais eletrônicas, esse problema some: é possível armazenar os documentos na nuvem, sem usar um espaço físico para tal, e garantir a segurança dos arquivos, que agora não estão mais sujeitos a perdas e danos causados por água, poeira e fogo.
Quando pensamos na rotina de uma empresa, é sempre interessante considerar os pontos de maior gargalo e identificar oportunidades de investimento. No caso da parte jurídica de compra e venda, o envio de nota fiscal por e-mail pode ser uma excelente forma de, além de modernizar o negócio, tornar a rotina cada vez mais simples e prática.
Você quer saber mais sobre o envio de nota fiscal por e-mail e como adotar essa medida na sua empresa? Entre em contato conosco!
