Todo empresário sabe que o tempo é escasso ou, ainda, concorda que tempo é dinheiro, literalmente. Quando se tem muitas responsabilidades, como a de gerir uma empresa, devem-se delegar tarefas e educar os funcionários. Desse modo, cada um precisa trabalhar sua rotina da melhor forma possível, sem perder tempo, contribuindo para o crescimento e o sucesso do negócio.
Independentemente do porte da empresa, as notas fiscais estão entre os documentos mais importantes e devem ser muito bem administradas. Por isso, selecionamos aqui algumas dicas para você otimizar esse processo dentro da sua companhia, implementando ações que promovam uma melhor gestão de notas fiscais. Acompanhe e bom proveito!
1. Defina um responsável pelo processo
Quando muitas pessoas ficam responsáveis por realizar uma mesma atividade, pode acontecer de haver ruído de informações e atrasar o processo. Isso acontece, geralmente, porque um deixa a tarefa para que o outro faça e, no final, percebem que ninguém fez o que deveria ser feito. Isso é ineficiente para o negócio e cada um deve ter sua função definida.
No caso da gestão de notas fiscais não é diferente. Aliás, é importantíssimo que haja um colaborador ou uma equipe pequena que seja responsável pela atividade, pois o controle tende a ser feito de forma única, padronizada e contínua, sem interferências de terceiros que podem causar erros no processo.
2. Estabeleça uma rotina padronizada
Ao treinar o profissional que fará o gerenciamento das notas fiscais, é fundamental criar uma rotina tanto para a emissão e recebimento do documento quanto para o armazenamento correto. Você pode instruir, por exemplo, que os colaboradores notifiquem o setor financeiro sempre que realizarem compras.
O responsável por esse procedimento, ao receber a nota, deve sempre avaliar se as informações correspondem ao que foi acordado em contrato antes de realizar o pagamento. A mesma coisa deve acontecer quando for o caso de emissão da nota fiscal: deve-se observar com atenção cada detalhe do documento para não haver a necessidade de retificação de erros, impactando o fluxo de trabalho.
3. Aposte no armazenamento digital
Notas ficais devem ser organizadas, de preferência, digitalmente, pois ocupam muito menos espaço do que quando armazenadas em papel dentro da empresa. Além disso, já imaginou ter que conferir alguma informação em uma nota antiga e ter que procurá-la no meio de muitas outras, entre várias e várias caixas? É uma grande perda de tempo, concorda?
4. Automatize o processo com um software especializado
Por falar em armazenamento digital e automatização de notas fiscais, você sabia que há sistemas elaborados exclusivamente para esse fim? É uma forma de evitar dor de cabeça ao emitir notas, gerenciar o arquivamento e tornar todo o processo totalmente informatizado e, consequentemente, muito mais prático.
Outra vantagem de ter um controle feito digitalmente é que isso evita erros, pois o processo não é feito manualmente, fator que contribui para o aumento de falhas na emissão e recebimento do documento.
Além disso, uma boa gestão de notas fiscais poupa tempo de trabalho e de retrabalho e diminui custos com multas causadas por erros e esquecimentos. Também promove a continuidade do processo, caso haja mudança na equipe, e também deixa tudo organizado para a realização de auditorias. Percebeu como ela é importante para o seu negócio?
O que achou das dicas? Pretende implementá-las na sua empresa? Compartilhe sua opinião conosco deixando seu comentário logo abaixo do post!
