Uma dúvida muito frequente entre as empresas é sobre o procedimento que deve ser tomado em casos de nota fiscal errada.
Uma vez que a NFe esteja com o status AUTORIZADA pela SEFAZ, não poderá sofrer nenhuma alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.
Então, o que fazer no caso de um preenchimento errado na Nota Fiscal Eletrônica? Contaremos a resposta neste post. É só continuar a leitura!
Quais são as possíveis soluções para corrigir uma nota fiscal errada?
Cancelamento da nota
Quando ainda não houve a circulação da mercadoria e o cancelamento estiver dentro do prazo permitido, a melhor opção é cancelar a Nota Fiscal e emitir uma outra com os dados corretos.
As notas fiscais poderão ser canceladas em até 7 dias (168 horas) a partir da data de emissão do documento. Em alguns estados do Brasil o prazo é diferente, consulte a SEFAZ do seu estado e fique atento quanto ao prazo de cancelamento.
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Nota Fiscal Complementar
Nota Fiscal de Substituição e Anulação
Nos casos em que o cancelamento não é possível, a empresa poderá fazer uma anulação de valores eletrônica de movimentação de mercadoria.
Na NFe, os documentos emitidos com o intuito de sanar erros em documentos anteriores são aqueles emitidos com a finalidade de Anulação e Substituição. O prazo para emissão deste tipo de conhecimento é de 60 dias.
A emissão de nota fiscal de substituição é exclusiva para casos de valores ou tributos a menor, ou seja, casos em o valor cobrado na NFe é maior que o valor que deveria ser cobrado, porém há algumas considerações que devem ser observadas, como:
a) Se o tomador tiver inscrição estadual: o tomador da mercadoria deverá emitir uma NFe de anulação de valores. A emissão da nova NFe substituta deverá indicar o NFe errado e a NFe de anulação do tomador.
b) Se o tomador não tiver inscrição estadual: o tomador deverá emitir uma declaração de anulação de serviço de transporte mencionando o número, a data e o valor da NFe original, bem como o motivo do erro.
De posse da declaração emitida pelo tomador não contribuinte, a empresa deverá emitir uma NFe de Anulação fazendo referência à nota fiscal errada, pelo valor total da mercadoria,
sem destaque de impostos.
Carta de Correção
Após a nota fiscal errada estar autorizada, o emitente poderá reverter erros em campos específicos da NFe, por meio de Carta de Correção Eletrônica — CCe transmitida à SEFAZ.
NÃO poderão ser revertidos erros relacionados:
- às variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da prestação;
- à correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;
- à data de emissão ou de saída.
A CCe poderá ser transmitida até 720 horas (30 dias) a partir da autorização de uso da NFe. A CCe somente poderá ser transmitida para uma NFe autorizada, visto que não é possível corrigir uma NFe cancelada.
A mercadoria pode trafegar sem carta de correção eletrônica, pois assim como a NFe, é de existência apenas digital. O DACTE é apenas uma representação gráfica do conhecimento eletrônico, que é o arquivo XML.
Em caso de fiscalização, o agente fiscal consultará a nota fiscal eletrônica por meio da chave de 44 dígitos e, nesse momento, o evento da CCe também será visualizado. Não existe modelo ou leiaute de impressão da CCe.
A visualização do texto da CCe deve ser realizada por meio de consulta ao portal do conhecimento de transporte eletrônico, utilizando a chave de acesso.
Uma nota fiscal poderá ter até 20 CCe. Entretanto, quando houver mais de uma CCe para o mesmo NFe, todas as informações retificadas anteriormente deverão ser consolidadas na última CCe.
O texto da correção da Carta de Correção Eletrônica deve conter no mínimo 15 e no máximo 1.000 caracteres (onde não pode conter acentos e/ou caracteres especiais). A correção é possibilitada apenas nos campos permitidos e existentes no Schema.
Em que casos é possível corrigir uma nota fiscal errada?
A NFe só pode ser corrigida quando a emissão conta com alguns erros específicos. Se for na natureza da operação da nota sem erros no valor dos impostos, por exemplo, é possível fazer a correção por meio da CCe.
Se não tiver alterações no valor, os códigos fiscais ou códigos de tributação também podem ser corrigidos da mesma forma. Já os campos de dados da transportadora e endereço do destinatário permitem correção se o erro for parcial.
Caso tenha erro no endereço completo, a correção não pode mais ser feita. Outros campos que permitem correção são: razão social do destinatário, dados do produto, fundamentação legal para benefícios fiscais e dados adicionais.
Como um gerenciador de notas fiscais pode ajudar a diminuir os erros?
Você sabia que muitos erros acontecem pela demora na hora de acessar e encontrar informações? Isso faz com que o tempo para a emissão de documentos fique menor e as chances de erro aumentam.
O gerenciador de notas fiscais pode ajudar nessa hora. Isso porque basta uma simples busca no computador para garantir o acesso aos arquivos e facilitar a organização das transações.
A integração das informações financeiras também é um ponto a favor da ferramenta. Aqui, as informações financeiras e documentais ocupam o mesmo espaço e dividem a mesma interface, poupando uma boa dose de tempo.
Como escolher um sistema gerenciador de notas fiscais?
Existem alguns pontos que devem ser analisados na hora de escolher um sistema gerenciador de notas fiscais. A seguir, listamos alguns:
Praticidade
A experiência de gerenciar as notas fiscais por um software pouco prático é similar à de gerenciar manualmente. Por isso, a praticidade é um dos principais fatores a se analisar, em itens como clonagem, preenchimento automático, simplificação de comandos e por aí vai.
Atendimento
Todo software pode apresentar problemas que precisam de suporte para que sejam resolvidos. Saber como a empresa que disponibiliza o software interage com os consumidores é importantíssimo na hora da escolha.
Gerenciamento financeiro
As notas fiscais dizem respeito às transações que aconteceram na empresa. Por isso, optar por softwares que contam com gerenciamento financeiro ajuda na hora de analisar pagamentos e recebimentos.
Controle de estoque
O controle de estoque é útil para administrar as quantidades disponíveis e fazer as vendas apenas quando há produtos suficientes para isso. Assim, você evita transações que não sejam compatíveis com a quantidade de mercadoria armazenada.
Emissão de relatórios
Esse é um ponto extra de alguns softwares. A emissão de relatórios ajuda no entendimento de como é a performance da empresa em relação a fatores como faturamento, emissões, produtos e por aí vai.
Como você viu, lidar com uma nota fiscal errada não é um bicho de sete cabeças. No entanto, se você se atentar às dicas do texto, certamente vai saber o que fazer quando esse tipo de problema ocorrer.
Não se esqueça de manter um bom planejamento tributário na sua empresa. Além de evitar erros, esse tipo de organização contribui para a saúde financeira do seu negócio.
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