Muitas pessoas ainda não entendem a importância de emitir nota fiscal e isso acaba gerando
um grande problema no fisco e para as próprias empresas.
Atualmente empresas registradas que fazem a comercialização de produtos ou serviços prestados estão sujeitas ao processo de emissão de nota fiscal, essas empresas precisam registrar a movimentação dos processos de comercialização para que sejam arquivados e em alguns casos passíveis de ser tributados.
Porém apesar de ter cada vez mais comércios abrindo as portas para o mercado, existem algumas dúvidas que realmente implicam no seu trabalho, como a mais importante ao abrir um comércio é a emissão de nota fiscal.
Apenas o conceito de emitir nota fiscal já gera uma questão enorme pois muitos comércios têm medo sobre como fazer para deixar a sua empresa em acordo com o governo em relação a tributação.
Os processos de emitir notas fiscais podem ser mais simples ou mais complexos, depende do tipo de comércio da empresa, sendo ela prestadora de serviços, indústria, fornecedora ou revendedora para consumidor final. Para esses diferentes tipos de empresas existem diferentes tipos de notas para emitir e ficar de acordo com o que o governo do estado exige das empresas.
Todos esses processos estão de acordo com a legislação onde é previsto que todas movimentações comerciais sejam trocas ou vendas de produtos ou serviços e precisam ser monitorados e regulamentados, para que isso aconteça é por meio de emissão de notas fiscais onde são detalhados os processos de comercialização.
Sendo assim muitos comércios precisam sim emitir nota fiscal, mas não são todos, pois em alguns casos específicos alguns processos podem ser isentos de emitir nota fiscal.
Obrigatoriedade de emitir notas fiscais
Entre os processos do governo se destaca uma lista de obrigatoriedades onde é descrito de forma detalhada as circunstâncias que podem ser definidas como isentas ou não de emitir notas fiscais.
Porém não basta apenas acessar a lista de obrigatoriedade, pois é necessário verificar os parâmetros para essas validações em cada cidade, estado ou município, dando assim uma maior cobertura de informações, então poderá trabalhar com mais informações e melhorar a confiabilidade sobre os requisitos e circunstâncias.
Antigamente as notas fiscais eram bem mais simplificadas sempre eram geradas de forma manuscrita com todas as informações de comprovação de comercialização, porém com o passar dos anos foi criada a NFe (Nota Fiscal Eletrônica), e devido a essa mudança também foi mudado muitos dados nos termos da lista de obrigatoriedade.
Devido a mudança do tipo de NFe acabou alterando os processos, então empresas que antes eram isentas de emissão acabaram se encaixando na lista de obrigatoriedade para emissão de NFe.
Mesmo que sejam novas regras implementadas para emitir notas fiscais, muitas dessas regras ou requisitos são alteradas dependendo do estado, pois alguns dados podem ser obrigatórios em alguns estados e em outros apenas facultativo.
O que precisa para emitir nota fiscal eletrônica ?
Normalmente empresas com seus distintos comércios têm diferentes modelos de notas fiscais para emissão, então é necessário buscar essas informações com um contador para verificar certinho em qual modelo de emissão a sua empresa se encaixa para iniciar as emissões.
Quando é variado as obrigatoriedades dos estados, ainda tem alguns padrões que todos devem seguir independente de sua localização, então dados como certificado digital, CNPJ/CPF e IE são obrigatórios para emissão de NFe modelo 55.
Todos os estados têm os 3 diferentes tipos de notas para sua empresa emitir, então é necessário verificar o que está de acordo com as atividades da sua empresa nas emissões desses documentos.
Para uma empresa recém aberta precisa ter seu cadastro na receita do estado para conseguir acesso a esses procedimentos de emissão. É necessário fazer o credenciamento na Sefaz (Secretaria da Fazenda) para liberação da emissão.
O Credenciamento nada mais é do que uma autorização para emitir notas fiscais, assim varia do tipo de modelo de nota para cada credenciamento. No caso de comércio para consumidor final o mais indicado seria a emissão de NFCe,
Para indústrias e distribuidoras seria o ideal a emissão de NFe e no caso de empresas prestadoras de serviços é o processo de emissão de notas fiscais de serviços a NFSe.
Obrigação de NFe nem sempre é para todos comerciantes.
Mesmo com tantos processos fiscais para emissão de notas ainda tem formas de comércio que não são obrigadas a emitir notas fiscais, como caso de MEI que é uma relação de movimentação apenas de uma pessoa jurídica no caso que possui um CNPJ realizando uma venda ou uma outra atividade comercial para um consumidor final. Por ser MEI (Micro Empreendedor Individual) não é obrigado a emitir NFe.
Quando o consumidor não solicita uma NFe para esse tipo de comerciante, então não tem problemas fiscais, mas também é direito do consumidor solicitar uma NFe seja qual for a movimentação. Nesse caso fica a critério do consumidor realizar uma compra sem nota fiscal ou não comprar.
Mesmo que uma pessoa jurídica seja MEI e não emita nota fiscal, é direito do consumidor solicitar ou não esse documento, sendo assim é necessário informar o comprador sendo ele pessoa física que aquele processo realizado é um acordo não fiscal, então o consumidor precisa estar ciente no ato da compra para não haver desacordo após a compra.
A Lei federal 8.846 diz assim;
Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação
Sendo assim a lei informa que precisa sim emitir NFe em casos de movimentações financeiras que incidem algum tipo de imposto sobre a transação
Sendo MEI tem também seus compromissos fiscais
A empresa sendo MEI tem a grande vantagem de poder emitir nota fiscal e isso é consideravelmente bom aos olhos dos clientes, pois sendo uma empresa credenciada pelo estado e autorizada a emitir nota fiscal, ela passa mais segurança para seus clientes
ao efetuar um ato de comercialização, seja ela de produto ou serviço.
Outra grande vantagem é que não são obrigatórios para movimentações com pessoa física, então é opcional emitir ou não e se preocupar com a validação fiscal de tal movimentação.
Porém mesmo sendo opcional é válido lembrar que somente mediante a solicitação com consumidor é realmente necessário emitir nota fiscal.
Quando a movimentação ou prestação de serviço está envolvendo uma MEI e outra organização no caso também PJ, então mesmo sendo MEI é obrigatório a emissão de uma nota fiscal visto que é necessário manter o controle de movimentações no caso de gastos relacionados as demais informações sendo elas prestação de serviços em acordo pelas organizações.
Riscos por não emitir nota fiscal
Mesmo sendo alguns casos bem simples muitas empresas ainda não estão cumprindo com esse processo de emitir nota fiscal corretamente, sendo assim grande parte dessa empresas acabam sendo surpreendidas ao receber multas ou recebendo até mesmo um bloqueio de movimentações e acabar assim tendo que fechar as portas do seu comércio.
Os riscos de sonegação fiscal podem ser bem altos, no caso do não cumprimento de uma emissão de NFe, poderá variar da multa sendo de 10% e ser elevada até 100% do valor da movimentação prestada, então é realmente preciso ficar atento a esses processos pois em uma venda com valor significativo poderá perder o produto e o valor recebido por ele, além é claro de ficar impossibilitado de gerar novas movimentações comerciais.
Todos os processos relacionado a regras de validação fiscal realmente são bem difíceis de lidar, como por exemplo o risco de sonegar um documento fiscal não é só de pagar multa, mas também suja de forma considerável a imagem da empresa uma vez que “agir por debaixo dos panos” realmente não vale a pena ter que manchar a imagem da empresa, visto que atualmente existem tantas formas mais facilitadas para emissão desses documentos.
De acordo com a Lei 4.729/1965 no artigo 1 deixa bem claro que esse processo de emissão com informações falsas sobre os documentos fiscais a serem emitidos ou simplesmente não declarar para assim eximir-se para não declarar esses impostos é notável e considerado crime que pode acabar com toda reputação da empresa.
Mais informações sobre nota fiscal eletrônica
Mesmo que seja uma representação bem clara a exibição da nota fiscal impressa, não é uma obrigatoriedade emitir notas fiscais e em seguida imprimir a nota, pois todas as notas fiscais eletrônicas são armazenadas na base de dados da empresa e podem ser acessadas e analisadas a qualquer momento, um tanto quanto bem pensado no processo de economizar papéis.
Todas as notas fiscais eletrônicas são contabilizadas de forma virtual um exemplo bem comum são as notas emitidas no varejo onde é realizado a comercialização mas ficam todos os dados guardados de forma virtual no sistema, dessa forma caso precise acessar um desses documentos é mais simples podendo buscar pela data da movimentação e demais filtros que servem para localizar de forma mais prática esse documento.
Assim como o FreeNFe emite NFe e NFCe, ele armazena todos os dados e separa por datas, então caso seja realizado uma venda e por algum motivo precisa acessar novamente a documentação dessa movimentação é mais simples de localizar, podendo filtrar tanto pelo cliente quanto pela data e em caso mais complexo o arquivo de assinatura da nota reconhecido pelo governo do estado que comprove que a venda foi autorizada pela Sefaz.
O que fazer então?
O ideal sempre é ter um sistema seguro para fazer esse controle onde os dados da sua empresa e dados dos clientes fidelizados são salvos e seguros de uma forma confiável salvando esses dados na máquina local ou até mesmo em um arquivo em nuvem para caso de roubo de dados ou perda do equipamento de armazenamento de dados é possível recuperar todos os arquivos sem perder nenhuma informação antiga.
Busque sempre o ideal e mais seguro para sua empresa quando estiver relacionado a documentos fiscais, dessa forma sua empresa terá uma boa reputação e será reconhecida pelo seus colaboradores e clientes, fazendo com que a imagem da empresa cresça constantemente com boa fama no mercado.
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